07/16
_ [IT] タスク管理はTrelloと他を併用で落ち着きそう
1ヶ月前にタスク管理どうしようと探していました。今のところカード型の [Trello] と、リスト型の [Wunderlist] の併用で落ち着いています。
簡単に Trello 感想まとめ。
- 良いところ
- 付箋のように視覚に訴えて直感的な操作。絵を付けられたり色ラベルを付けたり。
- サブタスク (チェックリスト) に対応。
- 複数人で使える。
- マウス派にもキーボード派にも優しい。
- いつでもどこでも登録。
- プラグインあり。
- 良くないところ
- 場所取り過ぎ。ToDo 大量で一画面におさまらないなら別ツールを。
- 期限が使いにくい。カレンダー表示・ラベルの色分け・通知はあるけれど、微妙。繰り返し予定もない。
- 複数のボードを同時に見にくい。
良いところ: 視覚に訴える・直感的
ボードに付箋感覚でカードを貼り付けられます。使い方は見たまま。カードに色々書き込んだり、写真を貼り付けたり。リストだとどれが大事かが
ドラッグドロップでカードを別の列(リスト)に移動できます。ToDo管理だと、"ToDo(これからやる), Doing(進行中), Done(完了)" の3列作って、Doneが溜まってきたらアーカイブ。
カードを貼り付けることなら ToDo 管理以外でも何でもできます。たとえば簡単な説明書の Welcome Board、Basics, Intermediate, Advanced という3列になっています。左上から読んでいけば、だいたいなにができるかが分かります。 ……ただこの自由度の高さは、最初触れてみたときにどう使えば良いのこれ？ となりそうだったりも(汗。
ボード毎に背景色を変えられます。個人用のToDo管理ボード、家族用と分けてみたり。Favicon の色も変わり、タブブラウザで同時に複数のボードを開いていても混じりません。
良いところ: サブタスク
最近のToDoの一つ、家に本棚を置くという。これ、「購入する」とか「組み立てる」とか途中にいくつかの段階があります。これらを全部が終わってはじめてカード1つが終わるのだと終わるまでが長いですし、かといってそれぞれをカード登録すると数が溢れてしまいますし、関連性が分かりにくくなります。名前で管理とかも、うーん。
というときのサブタスク。1枚のカードの中にチェックリストを入れて、そこにチェックを入れていくと進捗度が25%, 50%... のように増えていきます。
サブタスクは Trello だけの機能というわけではないです。Wunderlist でも使っています。
良いところ: 複数人
ボードごとに、個人、グループ、パブリックな権限を付けられます。グループのものは招待した複数人で一緒に見られます。誰が担当しているかはアイコンで分かりますし、誰がどんな変更をしたか、例えばあるカードを完了に動かしたということをログで確認できます。
家族向けに冷蔵庫に紙のチェックリストを貼り付けるより、こうしてブラウザやスマホアプリで管理した方が楽じゃないかな、という感じです。今のところ。
良いところ: キーボード
視覚的に良いのは分かった。けれどカード移動のドラッグドロップって神経を使う作業だからあまりやりたくないし、期限追加などでマウスカーソルの移動量が多いと面倒じゃないの？、というのがまずあがりそうです。
しかしマウスやタッチパネルに特化しているというわけではなく、かなりの操作がキーボードだけでも行えます。[←][↓][↑][→] や [J][K] でカードを選択、[<][>] でカードを左右に移動、[C] でアーカイブ、[D] で〆切を設定する、[1]～[0] でラベルに色を付ける、[Space] で自分を担当にする、などなど。このショートカットは [?] でいつでも表示できます。
見た目大事、比較的キーボード派としてもさくさく使えるというので、これをメインにしようかなと。
良いところ: いつでもどこでも登録
立ち話でタスクが増えたときに、ノートに書く前に忘れてしまう、というのは良くあること(駄。
スマホアプリがあり、iPhoneだとロック中の通知領域からもすぐ登録できるのが便利です。ロック解除くらいの時間なら頭から抜け落ちません(駄。
カードの移動はタッチ操作でも簡単です。ただもちろん、一画面で見られる量は少ないです。スマートフォンは基本登録用で、見るのはPCやタブレットというのが良いと思います。
良いところ: プラグインで更に便利に
ある程度メジャーなためか、プラグインがあります。私が使っているのは、
- GMail to Trello (Chrome Extension)
- GMail の ToDo ってあまり使いやすくないもので。
- 日本語化 to Trello (Chrome Extension)
- Trello は英語を含むいくつかの言語で使えますが、日本語には標準ではありません。 ……や、これくらいなら英語でも(/-;
- Slack Integrations の Trello連携
- チャットに変更を通知します。これはまた別の機会に
弱点: 場所取り過ぎ
ToDoは見てそれぞれこなしていくことが大事で、ToDoが溢れて見えなくなるとそのまま無かったことになってしまいます(-・; カード型は1枚のサイズが大きくて、この画面あふれがしやすいです。Trello は Jooto に比べると省スペースですが、それでもラベルを付けたり写真を付けたりでサイズが膨れます。ToDo という1列だけに全てを入れているとあっさりとスクロールバーのお世話に……。
しかしこれは仕方が無いところかな、と。一画面中の情報量を増やしたければリスト型でしょうけれど、それだとカード型ほど目立ちませんし。
列を増やす、上側に期限の近いタスクを持ってくる、アクティブなものは自分を担当者にして、[Q] でそれだけフィルター表示する、などで対応を。でもそれでできるところは限りがあって、カード型で同時に表示できる範囲を超えて3桁のタスクを相手にするなら、リスト型の方が良いと思います。
弱点: 期限が使いにくい
期限は「日」ではなくて「時刻」まで毎回入力が必要なこと、その時刻までを使っているのは、カードの期限色分け表示・注目しているカードで期限24時間前に一回通知がある、というあたり。なんというか、入力し辛いわりに活かせていない感じが……。フィルターやカレンダー表示はありますけれど、それくらいなら日付までで十分そうな。
それと、繰り返し予定はありません。たとえば隔週の資源ゴミの日を忘れないようにと思っても、その都度カードを登録したり期限だけ更新したりと。
Wunderlist だと、「期限は日付単位」「それとは別にある時刻にリマインダーを設定できる」「今日・今週が期限のタスクだけをすべてのリストをまたいで確認できる」「2週間ごとの繰り返しスケジュールを登録できる」などと、とても快適です。シンプルに機能がまとまっていて良い感じです。だからここは併用することにしました。
……もしかしてそういう不満がある人はプラグインを書きましょうと言うこと？ (-・;
弱点: 複数のボードを同時に見にくい
このボードは家族用、このボードは個人用などと完全に切り分けられています。「今日が期限」など検索で複数のボードのカードを見ることはできますけれど、カードだけ抽出されてもなんだか。「どのボードのどの列にあるか」というように視覚的にとらえているため、でしょうか。
もしかすると有料の Trello Gold で検索内容を保存すると、このあたりの使い勝手が上がるかもしれません。有料での壁紙や写真の容量にはあまり惹かれませんでしたけれど、これは欲しいかも。
最後に
以前ウェブサービスでのタスク管理を試して、タスクが溢れて無かったことにして(駄)、しばらく紙にしてみたりと。でもまた良いツールを見つけて、再開しようと思ってみました。今のところはうまくいっています。
そんな感じの ToDo 管理紹介日記でした。
(この日記こそ、カード1枚で終わりにしては重くて、チェックリストで少しずつ進めれば良かったかなと後から思ってみました。余裕で目標日を過ぎました。)
